Indien u naar aanleiding van onze Privacy statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan gerust even contact met ons op.

Kern 
Stationsplein 32
3511 ED Utrecht
info@kern.nl

Kern hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacystatement willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Kern houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.  Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacystatement;

Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;

Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;

Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;

Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;

Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Kern zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze Privacystatement, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens van leden, leveranciers of partners

Persoonsgegevens van leden, leveranciers of partners worden door Kern verwerkt in het kader van de voorbereiding, uitvoering of beëindiging van ons contract of ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Administratieve / financiële doeleinden;
• Communicatie over de opdracht/lidmaatschap en/of uitnodigingen;

Uw gegevens worden gebruikt voor de juiste verzending van onze publicaties en uitnodigingen en voor een juiste registratie voor evenementen, seminars, studietrips, congressen, masterclasses en dergelijke.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• De overeengekomen opdracht of lidmaatschapsovereenkomst;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Kern de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• Voornaam;
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• Bedrijfsnaam;
• (Zakelijk) Telefoonnummer;
• (Zakelijk) E-mailadres;
• Adresgegevens;
• Geboortedatum (enkel bij het aangaan van een NewGen lidmaatschap voor leden jonger dan 36 jaar);
• Kopie ID (alleen in geval van deelname aan buitenlandse studietrip en voor bestuursleden t.b.v. KvK-inchrijving).

Het is mogelijk om via registratieformulieren bepaalde voorkeuren en interesses op te geven (profielgegevens), afhankelijk van het evenement waarvoor u zich registreert. Denk hierbij aan interesses in bepaalde producten of diensten.

Wanneer u lid wordt/bent van Kern, gaat u ermee akkoord dat Kern beeldmateriaal van evenementen, congressen, bijeenkomsten, studietrips, en dergelijke, kan gebruiken op haar website, in haar nieuwsbrief en op relevante social media als Linkedin, Facebook, Twitter en Instagram.

Uw persoonsgegevens worden door Kern opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

• Gedurende de looptijd van de overeenkomst, tot maximaal 3 maanden na het voldoen van alle financiële verplichtingen, en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Verwerking van persoonsgegevens van nieuwsbriefabonnees

Persoonsgegevens van nieuwsbriefabonnees worden door Kern verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Het informeren van de persoon d.m.v. nieuwsuitingen en updates over en vanuit de vereniging, zoals evenementen, congressen, onderzoeken, nieuwsberichten, en dergelijke.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• Het inschrijvingsformulier nieuwsbrief;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Kern de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• E-mailadres

Uw persoonsgegevens worden door Kern opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

• Gedurende de periode dat men aangemeld is, tot maximaal drie maanden na afmelding.

Verwerking van persoonsgegevens van prospect, stakeholder-/lobbycontacten en/of geïnteresseerde

Persoonsgegevens van prospect, stakeholder-/lobbycontacten en/of geïnteresseerde worden door Kern verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Informatieverstrekking in de vorm van nieuwsbrieven en/of gerichte contacten.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• Mondelinge toestemming, afgifte visitekaartje en/of via koppeling op LinkedIn;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Kern de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• Voornaam;
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• Telefoonnummer;
• Bedrijfsnaam;
• E-mailadres.

Uw persoonsgegevens worden door Kern opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

• Gedurende de periode dat men gezien wordt als een prospect, stakeholder-/lobbycontacten en/of geïnteresseerde.

Verwerking van persoonsgegevens van medewerkers

Persoonsgegevens van medewerkers worden door Kern verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Uitvoering geven aan de arbeidsovereenkomst.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• De arbeidsovereenkomst

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Kern de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• Voornaam;
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• Telefoonnummer;
• E-mailadres;
• Geboortedatum;
• Salarisgegevens;
• Kopie ID;
• BSN-nummer;

Uw persoonsgegevens worden door Kern opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor:

• de periode dat men een contract heeft en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor o.a.:

• Het verzorgen van de internetomgeving;
• Het verzorgen van de (financiële) administratie;
• Het verzorgen van studietrips;
• Het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Website en inschrijfprogramma

Op de website van Kern, in onze community app en in ons programma om nieuwsbrief- en evenementinschrijvingen te beheren worden algemene bezoekgegevens bijgehouden, zonder dat deze de bezoekers identificeren. Het doel hiervan is om de inrichting van de website en de community app te optimaliseren. Ook kunnen deze gegevens worden gebruikt om meer gerichte informatie op de site of n de app te zetten. Op deze wijze kunnen wij onze dienstverlening verder optimaliseren. Om dit te kunnen doen maken wij ook gebruik van het IP-adres van uw computer of mobiel device. Dit IP-adres is een nummer dat automatisch aan uw computer wordt toegekend wanneer u het internet bezoekt. Ze kunnen worden gebruikt om te zien welk gebruik er van de website wordt gemaakt en voor het opstellen van analyses en rapportages. De IP-adressen worden verder niet gekoppeld aan identificeerbare informatie.

Binnen de EU

Kern verstrekt geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Kern verwerkt enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

Kern bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging

Kern heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

• Alle personen die namens Kern van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;

Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover eerst direct contact met Kern op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.